Delegación de Firma: ¿Qué es y como configurarla?

1. Requisitos Previos de Seguridad

Para garantizar la validez legal y la seguridad de la firma, el usuario que desea delegar su firma debe cumplir con los siguientes requisitos en su cuenta de ZapSign:

• Perfil Completo: En la sección Ajustes > Mi Perfil, debes tener registrado tu nombre completo y número de celular.

• Firma Predefinida: Debes haber configurado y guardado tu firma en el sistema.

• Autenticación de Dos Factores (2FA): Por motivos de seguridad, es obligatorio tener activo el 2FA para habilitar esta función. Puedes activar esta opción en Mi Perfil > Seguridad

2. Cómo configurar la Delegación

Una vez que cumplas con los requisitos anteriores, sigue estos pasos:

1. Dirígete a la configuración de Mi Perfil > Info Personal.

2. Busca la sección de Delegación de Firma y haz clic en "Agregar Delegado"

3. Ingresa la información del Delegado (la persona que firmará en tu lugar). Esta persona debe ser parte de la cuenta. 

4. Define el periodo de tiempo: Selecciona la fecha de inicio y la fecha de fin en la que la delegación estará activa.

5. Guarda los cambios.

3. ¿Cómo funciona el proceso de firma?

Cuando la delegación está activa, cualquier documento enviado a tu correo podrá ser firmado por la persona delegada.

Notificación: El delegado recibirá la solicitud y podrá proceder con la firma.

Resultado en el documento: Al finalizar el proceso, el documento mostrará ambas firmas: la del firmante original (predefinida) y la firma del delegado. Esto asegura la trazabilidad y transparencia del acto.

4. Consideraciones Importantes

Disponibilidad: Esta función es exclusiva para Planes Personalizados (Enterprise).

Vencimiento: Una vez cumplida la fecha de fin establecida, la delegación se desactivará automáticamente y tú retomarás el control total de tus firmas.

Seguridad: Recuerda que el delegado actúa en tu nombre; asegúrate de delegar solo en personas de confianza dentro de tu organización.