Con la integración nativa de ZapSign y HubSpot, puedes centralizar los procesos comerciales en una sola herramienta
Tabla de contenido
Crear documento cargando el archivo
Crear documento a partir de una plantilla
Crear documento base para la plantilla
Crear y configurar la plantilla en ZapSign
Crear un documento a partir de una plantilla en HubSpot
Nombre de las propiedades de HubSpot
Existen dos alternativas para crear y enviar documentos: cargando el documento a ser firmado o creando el documento a partir de una plantilla y llenando los campos variables con las propiedades de HubSpot.
Crear documento cargando el archivo
Esta opción es ideal si ya tienes el archivo final que va a ser enviado a los clientes. Te explicamos el paso a paso de cómo hacerlo:
1. Dentro de HubSpot, navega hasta el negocio/deal específico para el cual deseas crear un documento. En el menú derecho, busca la opción de ZapSign y haz clic en Acciones → Create document via upload
2. En la nueva ventana, sigue los pasos para crear el documento:
a. Sube el archivo en formato PDF o DOCX. Puedes subir hasta 10 documentos para que el firmante los firme todos al mismo tiempo.
b. Define las personas que van a firmar el documento. Si tienes contactos asociados al negocio en HubSpot, la información del nombre y correo electrónico se completará automáticamente.
c. Posiciona las firmas o iniciales de cada firmante (opcional). Haz clic en la posición dentro del documento donde quieres posicionar las firmas, iniciales o textos. Selecciona el firmante y el campo a posicionar. Puedes cambiar el tamaño, la posición o duplicar los campos.
d. Envía el documento por correo electrónico, WhatsApp o copia el link para compartirlo con los firmantes.
¡Y eso es todo! Cierra la ventana y podrás monitorear el estado del documento desde HubSpot.
Crear documento a partir de una plantilla
Una plantilla es un documento estandarizado con campos variables como el nombre del firmante, documento de identidad o correo electrónico. Las plantillas son herramientas poderosas para automatizar la creación de documentos, rellenando los campos variables con las propiedades de HubSpot (Contacto, Negocio y Empresa). Antes de crear un documento, es necesario crear y configurar la plantilla en ZapSign:
Crear documento base para la plantilla
1. El documento base para crear la plantilla debe estar en formato DOCX. Los campos variables de la plantilla deben estar en el formato {% raw %} {{nombre del campo}}. Para que el campo variable esté asociado a una propiedad de HubSpot, debe tener el nombre de la propiedad de HubSpot, por ejemplo, {{Company.name}}.
2. Puedes encontrar el nombre de las propiedades de HubSpot en Configuraciones → Gestión de Datos → Propiedades. Selecciona el Objeto (Contacto, Negocio o Empresa) de la propiedad, haz clic en el nombre de la propiedad y en el ícono <> copia el nombre interno que será el nombre de la propiedad. El campo variable de la plantilla debe tener el formato objeto.nombre de la propiedad, por ejemplo: {{Contact.name}}, {{Contact.email,}} {{Company.name}}
Crear y configurar la plantilla en ZapSign
1. Ingresa a tu cuenta de ZapSign (https://app.zapsign.co/acesso/entrar) y en el menú lateral izquierdo haz clic en "Plantillas".
2. Haz clic en el botón "+ Crear Plantilla" y selecciona la opción "Plantilla DOCX".
3. Define el nombre de la plantilla y sube el archivo DOCX creado en el paso anterior.
4. Haz clic en "Continuar" y la plantilla se creará.
5. (Opcional) Para configurar la plantilla, haz clic en "Configurar Plantilla":
a. Editar firmantes: Selecciona el método de autenticación del firmante y cuáles campos variables de la plantilla están asociados al nombre o correo electrónico del firmante. Posiciona las firmas / iniciales dentro del documento.
b. Carpeta destino: Si deseas que los documentos creados a partir de la plantilla se guarden en una carpeta específica, selecciona dicha carpeta.
c. Configurar formulario: Si deseas que el firmante complete algunos campos variables, configura esta sección. Define el nombre del campo que verá el firmante y si se realizará algún tipo de validación del campo (por ejemplo, si es un correo electrónico).
d. Opciones avanzadas: Configura el idioma del documento, las personas que recibirán una copia del documento firmado o redirige a los firmantes a una página web.
Crear un documento a partir de una plantilla en HubSpot
1. Dentro de HubSpot, navega hasta el negocio/deal específico para el cual deseas crear un documento.
2. En el menú derecho, busca la opción de ZapSign y haz clic en Acciones → "Send from template".
3. Selecciona la plantilla que creaste en el paso anterior y haz clic en "Continuar". Aparecerá una ventana con la información de los campos variables asociados a las propiedades de HubSpot. Revisa los campos y completa los faltantes. Haz clic en "Continuar" para crear el documento.
Consejo: Si algún campo variable de la plantilla queda vacío, el firmante deberá completar esos campos faltantes al abrir el documento para poder firmarlo.
4. Selecciona la forma en que se enviará el documento al firmante (WhatsApp, correo electrónico o copiar el enlace).
¡Y eso es todo! Cierra la ventana y podrás monitorear el estado del documento desde HubSpot.
Nombre de las propiedades de HubSpot
Para facilitar la creación de la plantilla, a continuación encontrarás una lista de nombres de las propiedades predeterminadas de HubSpot
Contacto
| Primer Nombre | Contact.firstname |
| Apellido | Contact.lastname |
| Correo electrónico | Contact.email |
| Número de teléfono | Contact.phone |
Empresa
| Nombre | Company.name |
| Ciudad | Company.city |
| Pais | Company.country |
| Industria | Company.industry |
| Dirección | Company.address |
Negocio
| Nombre | Deal.dealname |
| Descripción de la oferta | Deal.description |
| Valor | Deal.amount |
| Moneda | Deal.dealcurrencycode |