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Guía de Buenas Prácticas: Crea plantillas DOCX perfectas para ZapSign

Automatiza tus documentos con plantillas y campos dinámicos. Para garantizar un resultado perfecto y sin errores de formato, es fundamental crear tu archivo original en Microsoft Word (.docx) siguiendo estas recomendaciones:

1. Configuración de la Página

El diseño comienza con una base sólida:

  • Tamaño de página: Utiliza siempre el formato A4 (210mm x 297mm).

     

  • Márgenes: Establece 2 cm por cada lado. Evita márgenes muy estrechos.

     

  • Pie de página despejado: Deja al menos 2 cm libres al final. ZapSign inserta automáticamente un código de seguridad (hash) en esta área. Evita colocar texto importante en el pie de página.

     

2. Fuentes y Tipografía

Usa fuentes homologadas para que el diseño no se mueva al convertirse a PDF. Se recomienda un tamaño de 11 o 12 pt y un interlineado de 1,5.

Fuentes recomendadas:

  • Modernas: Montserrat, Poppins, Inter, Roboto, Open Sans, Arial.

  • Clásicas: Calibri, Cambria, Garamond, Times New Roman, Zodiak.

  • Símbolos: Wingdings, Noto Sans Symbols.

3. Uso de Variables (Campos Dinámicos)

Si automatizas datos, sigue estas reglas:

  • Formato: (siempre con llaves dobles).

  • Sin símbolos: No uses puntos o guiones dentro de las llaves (ej: usa en lugar de 0).

  • Precisión: Las variables con el mismo nombre deben ser idénticas. Un espacio extra () creará una variable nueva.

4. ¿Cómo posicionar las firmas?

En ZapSign tienes tres formas de definir dónde firmarán las partes. Elige la que mejor se adapte a tu flujo:

A. Texto Ancla via API (Opción Recomendada) 🌟

Es la forma más precisa. Insertar un identificador directamente en tu Word para que el sistema sepa dónde colocar la firma.

  • Cómo usarlo: Escribe el código <<signer1>> en el lugar exacto donde quieres la firma.

  • Tip de diseño: Te recomendamos poner el texto del ancla en color blanco. Así, el sistema lo reconocerá para ubicar la firma, pero el código será invisible en el documento final.

B. Coordenadas (Configuración Manual)

Al cargar tu plantilla en la plataforma web, podrás arrastrar y soltar visualmente los campos de firma en la posición deseada sobre el documento. Es ideal para documentos que no cambian de extensión.

C. Firma Fija Lateral via API

Configura una firma que aparece automáticamente en el lateral izquierdo o derecho de todas las páginas.

Nota: Esta opción no incluye el "grafo" (la firma manuscrita), sino un texto técnico que certifica que el documento fue firmado, incluyendo la fecha y hora exacta.

Compatibilidad con Deceval: Si tu proceso incluye integración con Deceval, ten en cuenta que solo puedes usar el posicionamiento por Coordenadas. Las opciones de Texto Ancla y Firma Fija Lateral no son compatibles con este flujo.

5. Elementos Gráficos y Tablas

  • Logos: Colócalos siempre en el Encabezado.

  • Formas: Evita usar "Insertar > Formas" (cuadros, flechas, rectángulos). Estos elementos suelen moverse de lugar al generar el PDF.

  • Imágenes: No las uses como fondo (marcas de agua), ya que dificultan la lectura de las variables y firmas.

  • Tablas: Úsalas para organizar datos, pero evita colocar campos de firma o variables muy complejas dentro de ellas.

6. Guardado y Validación Final

  • Formato: Guarda siempre como .docx. Nunca uses convertidores de PDF a Word, ya que generan errores de lectura.

  • Fluidez: Usa "Salto de página" en lugar de dar muchos "Enters" para pasar de hoja.

  • Prueba: Antes de usar la plantilla con clientes reales, realiza una prueba enviándola a tu correo para verificar que todo esté en su lugar.