¡Crea documentos que en segundos a partir de plantillas previamente guardadas en la plataforma!
¿Utilizas contratos estándar en tu empresa o negocio? Con las Plantillas, puedes guardar plantillas de estos contratos directamente en ZapSign, para que no tengas que crear un documento nuevo cada vez que necesites firmarlo.
Cuando llegue el momento de envío, simplemente llena los campos de la plantilla con la información de tu cliente, ¡o deja que él mismo lo haga!
Sigue los pasos que ves a continuación.
Haz clic para acceder rápidamente:
- Paso 1: Preparar el archivo de la Plantilla
- Paso 2: Subir la Plantilla a la plataforma
- Paso 3: Definir los firmantes
- Paso 4: Administrar los campos de la Plantilla
- Envia la plantilla ya completada
- Envia la plantilla masivamente
- Documentos complementarios
- Opciones avanzadas
Paso 1: Preparar el archivo de la Plantilla
Para ilustrar este tutorial, tomemos como ejemplo el documento a continuación, que es un contrato de prestación de servicios:
1. Abre tu plantilla de contrato en un editor de documentos, como Microsoft Word, y coloca todos los campos rellenables entre llaves dobles, esto incluye tanto campos de datos personales como campos que el firmante necesita marcar una o más opciones, se verá así:
2. Guarda el archivo en formato "docx".
¡Consejo de oro! Haz clic aquí para descargar la plantilla del ejemplo anterior.
Consideraciones importantes:
- En campos de opción múltiple (como la forma de pago del ejemplo anterior), pon una única variable entre llaves delante de la pregunta. Las alternativas de la pregunta (efectivo o tarjeta de crédito) se crearán posteriormente en el paso 4;
- Es importante prestar atención a la diferenciación de las variables. Si usaste {{nombre completo}} para designar al contratante, es necesario que emplees una variable diferente para las demás personas, {{nombre completo del testigo}}, por ejemplo, de lo contrario, la respuesta rellenada se reflejará en el campo de nombre de ambas personas.
Paso 2: Subir la Plantilla a la plataforma
1. En el menú izquierdo de tu cuenta, ve a Plantillas, haz clic en el botón +Formulario/Plantilla y elige Plantilla Docx.
2. Ponle un nombre a tu plantilla y haz clic en "Seleccionar documento" para buscar en tu computadora el docx que guardaste.
La plataforma leerá el archivo y reconocerá automáticamente los campos variables. Si uno de los campos es Nombre Completo, simplemente asígnalo en la pregunta "¿Cuál de estos campos es el nombre del firmante?"
3. Haz clic en "Siguiente" ¡y listo! Ya puedes compartir el enlace de tu Plantilla con quienes necesitan firmarlo o abrelo en otra pestaña de tu navegador si quieres probarla.
El enlace de la plantilla es fijo, y se generará un documento individual para cada persona que haga clic en él. Todos los documentos generados aparecerán en la sección "Documentos" del menú izquierdo de la pantalla.
¡Consejo de oro! Para que los documentos se creen con el nombre del firmante que lo firmó, edita el título de tu Plantilla e inserta la misma variable que usaste para designar el nombre del firmante en el archivo docx, como se muestra en el ejemplo:
Paso 3: Definir los firmantes
Ahora que ya tienes una plantilla creada, también es importante definir quiénes serán las personas que la firmarán (el contratante y el contratatista, por ejemplo) y también colocar los campos de firma, si los hay.
1. En la página inicial de la Plantilla, ve a "Administrar" y haz clic en la pestaña "Editar plantilla".Puede haber dos tipos de firmantes: Variable y Fijo.
El firmante variable (siempre el primero) será diferente para cada documento llenado (por ejemplo, el cliente contratante), por lo que no se permite asignarle ningún nombre.
Los firmantes fijos (del segundo en adelante) son aquellos que siempre participarán en la firma de esta Plantilla (la parte contratista, por ejemplo), así que ya puedes llenar los campos de Nombre, Correo Electrónico y Teléfono con la información de esa persona. Haz clic en el botón azul +Firmante para añadir más personas, si es necesario.
2. Aprovecha este paso para elegir las autenticaciones de cada perfil de firmante (por ejemplo, firma en pantalla + selfie + documento de identidad).
3. Guarda los cambios.
Opcional: Haz que los firmantes fijos sean variables
Puede que hayas notado que, desde el segundo firmante en adelante, el sistema exige que la información de quien va a firmar esté fija en la Plantilla, pero entendemos que esta dinámica no siempre es cierta y que los datos pueden variar.
Entonces, para convertir un firmante fijo en variable, puedes insertar un campo dinámico en el nombre y en el correo electrónico de este firmante, como se muestra en el ejemplo:
Si no tienes estos campos en tu documento docx, puedes llenarlos con cualquier información para poder guardar los cambios.
¡No te preocupes! Podrás sustituir estos campos con los datos reales del firmante en el momento del envío. Para hacerlo, utiliza la opción "Quiero llenar el documento antes de enviarlo" en la pestaña de enviar la Plantilla y activa el botón "Añadir documentos extras o editar firmantes".
Serás llevado a la pantalla de edición de los firmantes, donde podrás sustituir los campos llenados anteriormente por la información de quien va a firmar:
¡Atención!
Esta es una solución paliativa que puede no funcionar en todos los casos.
Estamos trabajando para hacer posible la elección entre signatario fijo y variable de forma intuitiva.
Posiciona las firmas de las personas
1. En la página inicial de la Plantilla, ve a "Administrar" y haz clic en la pestaña "Editar Plantilla".
2. Desplázate hacia abajo hasta el botón "Posicionar campos":
Tu Plantilla de contrato se mostrará y, al hacer clic en la pantalla, podrás determinar el lugar de firma de cada involucrado:
3. Guarda los cambios.
Paso 4: Administrar los campos de la Plantilla
En esta pestaña, podemos parametrizar nuestros campos, aplicándoles formatos específicos.
En el siguiente ejemplo, si tu campo dinámico se refiere a fecha, puedes definirlo como "fecha" en el tipo de la pregunta para que las barras se inserten automáticamente cuando el firmante complete. Lo mismo se aplica a un campo de correo electrónico, por ejemplo.
Campos sin un parámetro o formato específico, déjalos como "Respuesta corta".
Opcional: Insertar múltiples opciones y casillas de selección en la Plantilla
En los campos donde el firmante necesita marcar una alternativa, elige "opción múltiple" en el tipo de pregunta (o "casilla de selección", para permitir que marque varias al mismo tiempo).
A continuación, define cuáles son esas alternativas, separándolas por punto y coma (;), como se muestra en el ejemplo:
Envía la Plantilla ya completada
Si hay campos que no deseas que el firmante los complete, haz clic en el botón "+Crear documento" dentro de la sección "Enviar" de la Plantilla y completa el formulario con la información deseada.
Al recibir el documento, el firmante solo podrá completar los campos que dejaste en blanco.
Aprovecha esta etapa para adjuntar otros documentos que el firmante necesita firmar junto con el documento principal de la Plantilla. Para ello, haz clic en "+Crear documento", rellena sus campos (si es necesario) y activa el botón "Quiero agregar documentos adicionales o editar firmantes" para acceder a la pantalla de configuración de envío de los documentos.
Envía de forma masiva
Si deseas completar previamente el formulario para varios firmantes a la vez, utiliza la opción "Enviar en lote":
1. En la pestaña "Enviar" de la plantilla, desplázate hacia abajo hasta encontrar "Enviar en Lote" y descarga la hoja de cálculo Plantilla de Creación en Masa.
Se proporcionará una hoja de cálculo con una columna para cada campo dinámico que hayas incluido en tu archivo docx en el Paso 1: Preparando el archivo.
2. Completa todas las columnas con la información de los firmantes, guarda tu hoja de cálculo en formato .csv y cárgala de nuevo en la plataforma, ahora en la opción "Elegir archivo".
3. Pulsa "Enviar" y ¡listo!
La plataforma creará los documentos completados y los enviará automáticamente por correo electrónico a cada firmante. Después de eso, los documentos se mostrarán en la sección "Documentos enviados" de tu menú izquierdo.
Documentos complementarios
Agrega documentos complementarios que siempre deben ser firmados junto con el documento principal de la Plantilla. Pueden ser documentos en formato PDF o documentos con campos de llaves para completar también (siempre que los campos dinámicos sean iguales o menos que el documento principal).
La ventaja de esta funcionalidad es permitir que, con un solo enlace, tu firmante pueda firmar dos o más plantillas.
Opciones avanzadas
En Administrar -> Opciones avanzadas, puedes:
- Solicitar que en el formulario de la Plantilla, tu firmante adjunte documentos adicionales que sean importantes para ti (por ejemplo, un comprobante de domicilio, una foto tamaño carnet, etc.).
- Redireccionar al firmante a otra página después de firmar la Plantilla, como por ejemplo, la cuenta de Instagram de tu negocio.
- Además, en Notificaciones Externas, puedes ingresar el correo electrónico de las personas que deben recibir una copia de los documentos firmados por esta Plantilla.