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Guia de Boas Práticas: Crie modelos DOCX perfeitos para a ZapSign

Automatize seus documentos com modelos e campos dinâmicos. Para garantir um resultado perfeito e sem erros de formatação, é fundamental criar seu arquivo original no Microsoft Word (.docx) seguindo estas recomendações:

1. Configuração da Página

O design começa com uma base sólida:

  • Tamanho da página: Utilize sempre o formato A4 (210mm x 297mm).

  • Margens: Recomendamos configurar 2 cm em todos os lados (superior, inferior, esquerda e direita). Evite margens muito estreitas.

  • Rodapé livre: Deixe pelo menos 2 cm livres no final da página. A ZapSign insere automaticamente um código de segurança (hash) nesta área ao finalizar a assinatura. Evite colocar textos importantes no rodapé.

2. Fontes e Tipografia

Use fontes homologadas para que o design não sofra alterações ao ser convertido para PDF. Recomendamos o tamanho 11 ou 12 pt e espaçamento entre linhas de pelo menos 1,15 cm.

Fontes recomendadas:

  • Modernas: Montserrat, Poppins, Inter, Roboto, Open Sans, Arial.

  • Clássicas: Calibri, Cambria, Garamond, Times New Roman, Zodiak.

  • Símbolos: Wingdings, Noto Sans Symbols.

3. Chaves Dinâmicas (Campos Personalizados)

Se você automatiza dados, siga estas regras:

  • Formato: (sempre entre chaves duplas).

  • Sem símbolos: Não use pontos, hifens ou símbolos dentro das chaves (ex: use em vez de 0).

  • Precisão: Chaves com o mesmo nome devem ser idênticas. Um espaço extra () fará com que o sistema as interprete como variáveis diferentes.

4. Como posicionar as assinaturas?

Na ZapSign, você tem três formas de definir onde as partes assinarão. Escolha a que melhor se adapta ao seu fluxo:

A. Texto Âncora via API (Opção Recomendada) 🌟

É a forma mais precisa. Você insere um identificador diretamente no Word para que o sistema saiba exatamente onde colocar a assinatura.

Como usar: Escreva o código <<signer1>> no local exato da assinatura.

Dica de design: Recomendamos colocar o texto da âncora na cor branca. Assim, o sistema reconhece o local, mas o código fica invisível no documento final.

B. Coordenadas (Configuração Manual)

Ao configurar seu modelo na plataforma web, você pode arrastar e soltar os campos de assinatura na posição desejada sobre o documento. Ideal para documentos que não mudam de tamanho.

C. Assinatura Fixa Lateral via API

Configura uma assinatura que aparece automaticamente na lateral esquerda ou direita de todas as páginas.

Nota: Esta opção não inclui o "grafo" (a assinatura manuscrita), mas sim um texto técnico que certifica que o documento foi assinado, incluindo data e hora exata.

5. Elementos Gráficos e Tabelas

  • Logos: Insira-os preferencialmente no Cabeçalho do documento.

  • Formas: Evite usar a opção "Inserir > Formas" (como retângulos ou caixas de texto flutuantes). Esses elementos costumam sair do lugar na conversão para PDF.

  • Imagens: Não as utilize como fundo, pois dificultam a leitura das variáveis e assinaturas.

  • Tabelas: Use-as para organizar dados, mas evite colocar campos de assinatura ou variáveis muito complexas dentro delas.

6. Salvamento e Validação Final

  • Formato: Salve sempre como .docx. Nunca use conversores online de PDF para Word, pois eles geram arquivos "sujos" que quebram o layout.

  • Fluidez: Use "Quebra de Página" em vez de apertar "Enter" várias vezes para mudar de folha.

  • Teste: Antes de usar o modelo com clientes reais, faça um teste enviando para o seu próprio e-mail para verificar se tudo está no lugar certo.