O que é Delegação de Assinatura?
A delegação de assinatura permite que um signatário autorize outra pessoa da mesma empresa a assinar documentos em seu lugar.
É ideal para situações de férias, viagens ou ausências, garantindo que os documentos sejam assinados no prazo mesmo quando o responsável principal não está disponível.
Por que a delegação é importante?
No ambiente corporativo, agilidade e segurança são fundamentais.
A delegação de assinatura digital garante que documentos importantes sejam concluídos sem atrasos, reduzindo riscos e aumentando a eficiência operacional da empresa.
Como funciona?
- Cada signatário pode delegar a assinatura para até 3 pessoas da mesma empresa.
- É possível definir um período específico (temporário) ou sem prazo de término.
- Apenas uma assinatura é aceita por documento (titular ou delegado).
- No relatório de assinaturas, sempre é exibida a assinatura do titular. Caso um delegado assine, será indicado “Assinado por delegado”.
- Os e-mails dos delegados podem ser excluídos a qualquer momento.
- Documentos criados antes da ativação da funcionalidade não recebem delegação retroativa.
Em quais situações posso usar?
- Durante férias ou ausências dos responsáveis.
- Em empresas com sócios ou conselhos, quando apenas uma assinatura basta (titular ou delegado).
- Para garantir rapidez no fechamento de contratos sem depender de um único responsável.
Passo a passo para configurar delegados
1. Ativar a funcionalidade
- O administrador ou proprietário da conta deve habilitar a delegação em:
Configurações > Organização > Preferências > Assinatura delegada
2. Requisitos de segurança
- Possuir autenticação em dois fatores ativada em:
Configurações > Meu perfil > Segurança > Aplicativo de autenticação
- Possuir assinatura e visto salvos em:
Configurações > Meu perfil > Dados pessoais > Minha assinatura
A assinatura e o visto são obrigatórios, uma vez que, quando o delegado assina, o relatório apresenta a assinatura do titular com a respectiva indicação de delegação.
3. Adicionar delegados
- Acessar a tela de adicionar delegados
Configurações > Meu perfil > Dados pessoais > Delegar assinatura
- Informe o código de autenticação (válido por 10 minutos).
- Cadastre até 3 delegados e defina os períodos de validade (temporário ou sem data final).
Planos disponíveis
A funcionalidade de Delegação de Assinatura está disponível apenas para clientes Enterprise.
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FAQ
Posso editar uma delegação já cadastrada?
Por enquanto, não é possível editar uma delegação existente.
Caso seja necessário alterar algum dado (e-mail do delegado ou período de validade), é preciso excluir a delegação atual e incluir novamente com as informações desejadas.
Posso delegar para pessoas fora da minha empresa?
Não. Por questões de segurança, a delegação só pode ser feita para usuários internos da mesma empresa cadastrada na ZapSign.
Um delegado pode delegar novamente a assinatura para outra pessoa?
Não. Não existe delegação recursiva. Um delegado não pode criar uma nova delegação para outra pessoa.
Em quais casos a delegação não está disponível?
A delegação não pode ser usada em:
-
Documentos protegidos
-
Documentos criados a partir de modelos
-
Assinaturas com certificado digital no signatário principal
-
Assinaturas com autenticação via Gov+ no signatário principal
Quantos delegados posso cadastrar?
Cada usuário pode cadastrar até 3 delegados.
Posso definir um prazo para a delegação?
Sim. É possível configurar uma delegação com data de término ou deixá-la sem prazo definido (podendo ser excluída a qualquer momento).
Quem pode configurar delegados?
- O administrador ou proprietário da conta deve habilitar a funcionalidade.
- Depois disso, cada usuário pode configurar seus próprios delegados em Configurações > Meu perfil > Delegar assinatura.
Preciso ativar algo para cadastrar um delegado?
Sim. É necessário:
- Ter autenticação em dois fatores habilitada.
- Ter uma assinatura e visto salvos no perfil.
O que aparece no relatório quando um delegado assina?
O relatório mostra a assinatura do titular acompanhada da informação de que foi assinado por um delegado.
E se o titular assinar antes do delegado?
O documento é concluído com a assinatura do titular, e o delegado não poderá assinar.
Funciona em documentos antigos?
Não. Apenas documentos criados após a ativação da delegação podem ser assinados por delegados.
Em quais planos está disponível?
A delegação de assinatura digital está disponível apenas para clientes Enterprise.