Gere documentos que são preenchidos a partir de modelos de contratos que você salva na plataforma!
Você utiliza contratos padrões em sua empresa ou negócio?
No Modelo PDF, você salva um template destes contratos diretamente na ZapSign para que não tenha que preenchê-los no computador e subi-los na plataforma a cada novo signatário.
Na hora de fazer o envio, basta preencher o template com as informações do seu cliente ou deixar que ele mesmo o faça! Acompanhe o passo a passo abaixo:
Clique para acessar um tópico rapidamente:
- Passo 1: Criando seu Modelo PDF
- Passo 2: Gerenciando seu Modelo PDF
- Definindo os signatários
- Posicionando assinaturas e campos de preenchimento
- Enviando o Modelo já preenchido
- Opções avançadas
Passo 1: Criando seu Modelo PDF
1. No menu esquerdo de sua conta, vá em Modelos, toque no botão +Formulário/Modelo e escolha Modelo PDF.
2. Dê um nome ao seu Modelo e selecione do computador o PDF que será usado como base.
Psiu! Se deseja inserir campos de preenchimento dentro do Modelo, é importante que reserve um espaço na frente de cada campo do documento para que consiga posicionar as caixas de textos posteriormente, conforme exemplo:
3. Clique em "Próximo" e voilà! Você já pode compartilhar o link do seu Modelo com quem precisa assiná-lo ou abri-lo em outra aba do seu navegador se quiser testar!
O link do Modelo é fixo, e um documento individual será gerado para cada pessoa que clicar nele.
Todos os documentos assinados constarão na seção "Documentos enviados" no menu esquerdo da tela.
Passo 2: Gerenciando seu Modelo PDF
Agora que você já tem o Modelo criado, é importante definir quem serão as pessoas que irão assiná-lo (contratante e contratado, por exemplo) e também inserir os campos de preenchimento do contrato, caso haja.
Definindo os signatários
1. Na página inicial do Modelo, vá até "Gerenciar" e clique na aba "Editar modelo".
Podem haver dois perfis de signatário: Dinâmico e Fixo.
O signatário dinâmico (sempre o primeiro) será diferente para cada documento preenchido (por exemplo, seu cliente), por isso não é permitido atribuir nenhum nome a ele.
Os signatários fixos (do segundo em diante) são aqueles que sempre participarão da assinatura deste Modelo em questão (o dono da empresa, por exemplo), então você já pode completar os campos de Nome, E-mail e Telefone com as informações dessa pessoa, é só clicar no botão azul +Signatário para acrescentar um signatário fixo, se necessário.
2. Escolha também os modos de autenticação de cada perfil de signatário (ex: assinatura na tela + selfie + documento de identidade)
3. Salve as alterações.
Posicionando assinaturas e campos de preenchimento
1. Ainda na aba "Editar Modelo", desça a página até o botão "Posicionar campos":
Seu Modelo de contrato será exibido e ao clicar na tela, você poderá posicionar 4 tipos de campos sobre ele: Assinatura, Visto, Texto e Checkbox.
- Assinatura: determine o local que deverá constar a assinatura dos envolvidos.
- Visto: as iniciais dos signatários que constarão nas laterais do documento, confirmando que ele leu e concordou com aquela folha.
- Texto: será solicitado que o signatário preencha o documento assim que entrar no link dele, conforme você pode ver abaixo. Os dados preenchidos ficarão no documento assinado.
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Checkbox (caixa de seleção): É usado, por exemplo, para perguntar se o signatário aceita os termos e condições ou para ele ticar opções dentro do contrato. Importante que você escreva o nome do campo para que o signatário compreenda a opção que ele está escolhendo:
Ao final, com todos os campos posicionados, seu Modelo poderá parecer com isso:
2. Salve as alterações.
Ao enviar o link deste Modelo para alguém, todos os campos que você inseriu serão exibidos como um formulário para que o signatário o preencha. Os dados coletados serão alocados dentro do documento e ele poderá seguir com a assinatura:
Enviando o Modelo já preenchido
Se existem campos no Modelo que você não quer deixar abertos para o signatário preencher, toque no botão "+Criar documento" dentro seção "Envio" do Modelo e preencha o formulário com as informações desejadas.
Ao receber o documento, o signatário poderá preencher apenas os campos que você deixar em branco:
Aproveite esta etapa para anexar outros documentos que o signatário precisa assinar em conjunto com o documento principal do Modelo. Para isso, toque em "+Criar documento", pré-preencha os campos dele (se necessário) e acione o botão “Quero adicionar documentos extras no envelope ou editar signatários” para ser levado à tela de configuração de envio dos documentos.
Opções avançadas
Em Gerenciar → Opções avançadas, você pode:
- Pedir que no formulário do Modelo seu signatário anexe documentos extras que são importantes para você (ex: um comprovante de endereço, foto 3x4 e etc);
- Redirecionar o signatário para outra página após a assinatura do Modelo, como o Instagram do seu negócio, por exemplo;
- E ainda, em Notificações Externas, inserir o e-mail de pessoas que deverão receber uma cópia dos documentos assinados por este Modelo.