Gere documentos que são preenchidos a partir de modelos de contratos que você salva na plataforma!
Você utiliza contratos padrões em sua empresa ou negócio?
Com os Modelos, você salva templates destes contratos diretamente na ZapSign para que não precise preenchê-los no computador e subi-los na plataforma a cada novo cliente.
Na hora de fazer o envio, basta preencher o template com as informações do seu cliente ou deixar que ele mesmo o faça!
Acompanhe o passo a passo abaixo:
Clique para acessar um tópico rapidamente:
- Passo 1: Preparando o arquivo do Modelo
- Passo 2: Subindo o Modelo para a plataforma
- Passo 3: Configurando os signatários
Passo 1: Preparando o arquivo do Modelo
Para ilustrar este tutorial, tomemos como exemplo o documento abaixo, o qual se trata de um contrato de prestação de serviços:
1. Abra seu modelo de contrato em um editor de documentos, como o Microsoft Word, e coloque todos os campos preenchíveis entre chaves-duplas, isso inclui tanto campos de dados pessoais, quanto campos que o signatário precisa marcar uma ou mais opções, ficando desta maneira:
O destaque em negrito e caixa alta são opcionais.
2. Salve o arquivo no formato "docx".
Dica de ouro!
Clique aqui para baixar o Modelo do exemplo acima.
Considerações importantes:
- Em campos de múltipla escolha (como a forma de pagamento do exemplo acima), deixe na frente da pergunta uma única variável entre chaves. As alternativas da pergunta (boleto, cartão de crédito e Pix) serão criadas posteriormente no passo 4.
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É importante se atentar à diferenciação das variáveis. Se você usou {{nome completo}} para designar o contrante, é necessário que empregue uma variável diferente para as demais pessoas, ex: {{nome completo da testemunha}}, do contrário, a resposta preenchida será espelhada no campo de nome de ambas as pessoas.
Passo 2: Subindo o Modelo para a plataforma
1. No menu esquerdo de sua conta, vá em Modelos, toque no botão +Formulário/Modelo e escolha Modelo Docx.
2. Dê um nome ao seu Modelo e clique em "Selecionar documento" para buscar no computador o docx que você salvou.
A plataforma fará a leitura do arquivo e automaticamente reconhecerá os campos variáveis. Caso um dos campos seja de Nome Completo, basta designá-lo na pergunta "Qual desses campos é o nome do signatário?"
3. Clique em "Próximo" e voilà! Você já pode compartilhar o link do Modelo com quem precisa assiná-lo ou abrir em outra aba do seu navegador se quiser testar!
O link do Modelo é fixo, e um documento individual será gerado para cada pessoa que clicar nele. Todos os documentos gerados constarão na seção "Documentos" do menu esquerdo da tela.
Confira no vídeo abaixo como é feita a assinatura de um Modelo Docx!
Dica de ouro!
Para que os documentos sejam criados com o nome do signatário que assinou no título, renomeie o seu Modelo e insira nele a mesma variável que usou para designar o nome do signatário no arquivo docx, conforme exemplo:
Passo 3: Configurando os signatários
Agora que você já tem um Modelo criado, também é importante definir quem serão as pessoas que irão assiná-lo (contratante e contratado, por exemplo) e também posicionar os campos de assinatura, se houver.
1. Na página inicial do Modelo, vá até "Configurar Modelo" e clique na aba "Editar modelo".
Podem haver dois perfis de signatários: Variável e Fixo.
O signatário variável (sempre o primeiro) será diferente para cada documento preenchido (por exemplo, o cliente contratante), por isso não é permitido atribuir nenhum nome a ele.
Os signatários fixos (do segundo em diante) são aqueles que sempre participarão da assinatura deste Modelo (a parte contratada, por exemplo), então você já pode preencher os campos de Nome, E-mail e Telefone com as informações dessa pessoa. Clique no botão azul +Signatário para acrescentar mais pessoas, se necessário.
2. Aproveite esta etapa para escolher as autenticações de cada perfil de signatário (ex: assinatura na tela + selfie + documento de identidade).
3. Salve as alterações.
Opcional: Tornando signatários fixos em variáveis
Você pode ter observado que, do segundo signatário em diante, o sistema exige que as informações de quem vai assinar estejam fixas no Modelo, mas entendemos que nem sempre essa dinâmica é verdadeira e que os dados podem sim variar.
Então, para converter um signatário fixo em variável, você pode inserir um campo dinâmico no nome e no e-mail deste signatário, como mostrado no exemplo:
Caso não tenha esses campos presentes em seu documento, você pode preencher o Nome e o E-mail com qualquer informação genérica, apenas para conseguir salvar as alterações:
Não se preocupe! Você poderá substituir esses campos pelos dados reais do signatário no momento do envio do Modelo. Para fazer isso, utilize a opção "Quero preencher o documento antes do envio" na aba de envio do Modelo e ative a opção "Adicionar documentos extras ou editar os signatários".
Você será levado para a tela de edição dos signatários, onde poderá substituir os campos preenchidos anteriormente pela informação de quem vai assinar:
Atenção!
Esta é uma solução paliativa que pode não funcionar em todos os casos.
Estamos trabalhando para tornar possível a escolha entre signatário fixo e variável de forma intuitiva.
Posicionando assinaturas e vistos
1. Na página inicial do Modelo, vá até "Gerenciar" e clique na aba "Editar modelo".
2. Desça a página até o botão "Posicionar campos":
Seu Modelo de contrato será exibido e, ao clicar na tela, você poderá determinar o local da assinatura e do visto de cada envolvido:
3. Salve as alterações.
Passo 4: Configurando os campos do Modelo
Nesta aba, podemos parametrizar nossos campos, aplicando formatos específicos a eles.
No exemplo abaixo, se minha variável é de CPF, eu posso escolher "CPF" no tipo da pergunta para que os pontos e os traços sejam inseridos automaticamente quando o signatário preenchê-lo no formulário.
Campos sem um parâmetro ou formato específico, deixe como "Resposta curta".
Opcional: Insira múltiplas escolhas e caixas de seleção ao Modelo
Nos campos que o signatário precisa marcar uma alternativa, escolha "múltipla escolha" no tipo da pergunta (ou "caixa de seleção", para possibilitar que ele marque várias ao mesmo tempo).
Embaixo defina quais são essas alternativas, separando-as entre ponto-vírgula ( ; ), conforme exemplo:
Enviando o Modelo já preenchido
Se existem campos que você não quer deixar livres para o signatário preencher, navegue até a aba "Enviar documento para assinatura", clique na opção "Quero preencher o documento antes do envio" e preencha o formulário com as informações que o signatário não pode modificar:
Ao receber o documento, o signatário poderá preencher apenas os campos que você deixou em branco.
Aproveite esta etapa para anexar outros documentos que o signatário precisa assinar em conjunto com o documento principal do Modelo. Para isso, toque em "Quero preencher o documento antes do envio", preencha os campos que o signatário não pode modificar (se necessário) e ative o botão “Adicionar documentos extras ou editar signatários” para ser levado à tela de configuração de envio dos documentos:
Enviando em lote
Se deseja enviar o Modelo já preenchido para diversos signatários de uma vez, o envio em lote dos Modelos pode ser interessante:
1. Na seção "Enviar documento para assinatura" do Modelo, role a página até "Quero preencher e enviar em massa" e baixe a planilha Modelo de Criação em Massa:
Será disponibilizada uma planilha com uma coluna para cada campo dinâmico que você incluiu em seu docx no Passo 1: Preparando o arquivo:
2. Preencha todas as colunas com as informações dos signatários (até 50 linhas), salve sua planilha no formato .csv e suba ela de volta para a plataforma:
Atenção! Preencha todas as colunas ou seus documentos ficarão com campos vazios quando forem gerados.
3. Toque em "Enviar documento" e prontinho!
A plataforma fará a criação dos documentos preenchidos e os enviará para o e-mail de cada signatário automaticamente. Após isso, os documentos irão constar na seção "Documentos enviados", em seu menu esquerdo.
Documentos Complementares
Em "Configurar Modelo → Documentos Complementares", adicione outros documentos que sempre deverão ser assinados junto do documento principal do Modelo. Eles podem ser documentos comuns em PDF ou documentos com campos dinâmicos também (contanto que os campos dinâmicos sejam iguais ou menos do que o documento principal).
A vantagem dessa funcionalidade é possibilitar que, com um único link, seu signatário consiga assinar dois ou mais documentos!
Opções avançadas
Em Gerenciar → Opções avançadas, você pode:
- Pedir que no formulário do Modelo seu signatário anexe documentos extras que são importantes para você (ex: um comprovante de endereço, foto 3x4 e etc);
- Redirecionar o signatário para outra página após a assinatura do Modelo, como o Instagram do seu negócio, por exemplo;
- E ainda, em Notificações Externas, inserir o e-mail de pessoas que deverão receber uma cópia dos documentos assinados por este Modelo.